BRF Portalens funktioner
Portalen erbjuder trygghet i form av bättre arbetsrutiner och ökad kontroll och översyn kring allt som rör föreningens avtal, lån, medlemmar, leverantörer, dokument, projekt, parkeringskö, hyresgäster, andrahandsuthyrningar m.m.
Startsidan - KLAR ny youttube
På BRF Portalens Startsida finns information kring det senaste händelserna samlat på en sida.
- Pågående projekt
- Upphörande avtal, banklån och hyreskontrakt
- Kommande möten
- Förslag från medlemmar
- Överblick över parkeringskö och tilldelade parkeringsplatser
Hantering av Medlemmar - klar ny youttube
Medlemmar och medlemsregister
I BRF Portalen hanterar styrelsen alla medlemmar i medlemsregistret. Information som finns i medlemsregistret är namn på medlem, personnummer, telefon, mobil, E-post, lägenhetsinnehav, ägarandel i %, delägare, extern delägare, tillträdesdatum och adressuppgifter, tilldelade parkeringar och parkeringskö och övriga noteringar. Det finns även möjlighet att ladda upp dokument kopplade till medlemmen.
- Överblick av föreningens alla medlemmar
- Det går lätt och snabbt att söka på medlemmar
- Som medlem i föreningen får medlemmen tillgång till en egen medlemsarea.
Lägenhetsregister ny youttube
Varje medlem behöver kopplas till en lägenhet. Detta görs enkelt av administratören.
Informationen som läggs in på respektive lägenhet ligger kvar oavsett om lägenheten byter ägare. Det innebär att all historik/dokumentering kring lägenheterna förblir intakt.
I lägenhetsregistret kan återfinner man en mängd delar så som:
- Lägenhetsnummer, adressuppgifter och våningsplan
- Tillhörande dokument så som kvitton, ritningar, m.m.
- Koppla lägenhet till en eller flera ägare
- Se all historik/dokumentation kring lägenheten
Hantera Parkering & parkerings kö - klar
BRF Portalen har en kraftfull parkerings kö funktion.
I BRF portalen skapar föreningen sina egna parkeringsområde med antal platser som finns och vilken typ av parkering som finns på det området enkelt och flexibelt. Det kan vara bil, mc, El laddnings plats bil, osv. En medlem kan ställa sig i kö på en eller flera områden och när ledig plats finns tilldelar styrelsen platsen till medlemmen. Vilken kö-plats och/eller tilldelad parkering medlemmen har, syns både i BRF Portalen för styrelsen och för medlemmen på medlemmens egen medlemsarea.
- Skapa era egna unika parkeringsområden
- Placera medlemmar i en eller flera köer
- Tilldela parkeringsplatser till medlemmar
- Överblick över parkeringsköer och tilldelade parkeringsplatser
- Medlemmar kan själva se sin kö plats och tilldelade parkeringsplatser
Hantera banklån - klar
Styrelsen hanterar i den här funktionen föreningens lån från banken.
Styrelsen kan enkelt lägga upp föreningens alla banklån och information kring låneinstitut, ränta, lånenummer, löpande skuld, årlig amortering m.m. Styrelsen kan ställa in aviseringar för när det är dags att kontakta banken för vid omförhandlingar och/eller när ett lån närmar sig en villkorsändringsdag.
- Nya och pågående banklån
- Aviseringar (påminnelse när avtal är på väg att löpa ut)
- Ansvarig personer för att hantera lånen
Hantering av Avtal
I Avtalsregistret samlar styrelsen samtliga av de avtal som föreningen har med dess leverantörer.
Varje avtal kopplas till en leverantör i Leverantörsregistret. Flera avtal kan läggas till en och samma leverantör med olika parametrar. Styrelsen har således full kontroll över vilka leverantörer och avtal som föreningen har.
- Få full kontroll över föreningens alla leverantörer och avtal
- Lägga in avtalsdatum, uppsägningsdatum m.m.
- Lägga in automatiska aviseringar till ansvariga personer
- Bifoga avtal i Pdf, Docx, Excel
Hantera Leverantörer
I BRF Portalen kan styrelsen lägga upp leverantörer med all relevant kontaktinformation vilket innebär att det blir ordning och reda på hanteringen av föreningens leverantörer.
Styrelsen kopplar sedan enkelt en leverantör till ett eller flera avtal och sätter en avisering när respektive avtal löper ut. Vem som helst i styrelsen kan ta fram kontaktinformationen kring en leverantör.
- Överblick av föreningens leverantörer och kontaktpersoner
- Koppla leverantör till avtal
Hantera Projekt
Att hantera föreningens aktuella och kommande projekt är väldigt enkelt i BRF Portalen.
Styrelsen kan lägga upp projekt, under valfri kategori och därefter ändra status för att ha full koll på var i projektet man befinner sig. Styrelsen kan ställa in aviseringar och tilldela projekt till olika ansvariga medlemmar.
- Lägg upp projekt
- Koppla leverantör till projekt
- Strukturera projekten i kategorier och status
- Lägga in automatiska aviseringar till ansvariga personer
Hyresgäst / Andra hand
I en förening kan det finnas lokaler som hyrs ut till näringsidkare, typ frisörer, butiker m.m. ni kan hantera detta och andrahandsuthyrningar i portalen
I BRF Portalen kan styrelsen hantera externa hyresgäster och ställa in avisering när ett avtal löper ut eller ska omförhandlas med hyresgästen. Funktionen fungerar även för andrahandsuthyrning, där styrelsen enkelt väljer vilken medlem som hyr ut sin lägenhet och under hur lång tid m.m.
- Lägg upp hyresgäster
- Hantera andrahanduthyrningar
- Ställa in aviseringar
Medlemsarea
Som medlem i föreningen får medlemmen tillgång till en egen medlemsarea.
Medlemsarean innehåller information om medlemmen och lägenheten som medlemmen äger. Medlemmen kan se delägare, extern delägare för lägenheten och alla dokument kopplade till lägenheten. Medlemsarean innehåller även mötesinbjudningar, förslagslåda, kalender och placeras i parkerings kö.
- Medlemmar har egen area
- I medlemsarean ser medlemmen bla. parkeringskön
- Medlem kan skicka förslag till styrelsen
Dokumenthantering
BRF Portalen har sin egen dokumenthantering
Styrelsen kan enkelt hantera dokument i portalen, skapa mappar, undermappar, ladda upp dokument och arkivera gamla dokument.
- Skapa mappar och undermappar
- Ladda upp dokument, bilder, excelark, pdf m.m.
- Arkiveringsfunktion
Kalender och mötesbokningar
BRF Portalen har sin egen kalender där styrelsen kan boka in möten, skapa inbjudningar till styrelsemöten eller årsmöten.
Inbjudningarna hanteras via grupper så det blir effektivt och enkelt att bjuda in till möten. Mötesinbjudningar går ut som mail till alla inbjudna som direkt kan acceptera eller neka att delta i mötet. Den som bjudit in till mötet kan se vilka medlemmar som tackat jag eller nej och kan skriva ut en deltagarlista.
- Bjud in till möten
- Se deltagarlista
- Skapa egna grupper
Sakregister
I BRF Portalen kan föreningen hantera sina ägodelar
Exempel på saker/ägodelar är utlåningscyklar, gräsklippare, häcksax, nycklar och vad som helst som föreningen har för utlåning. De går enkelt att lägga upp nya ägodelar och vid utlåning skriva ut en kvittens och sätta avisering om när ägodelen ska återlämnas
- Lägg upp egna kategorier
- Hantera påminnelser när ägodelar ska återlämnas
- Skriv ut kvittenser
Förslagslåda
I BRF Portalen kan medlemmar lägga förslag till styrelsen
En medlem kan i sin egen medlemsarea skicka in förslag till styrelsen. Styrelsemedlemmar ser förslagen och kan enkelt läsa svara medlemmen som i sin tur ser på sin medlemsarea vad styrelsen har svarat. Det går utmärkt att bifoga bilder, filer i förslagen till styrelsen.
- Skicka förslag till styrelsen
- Se status på förslaget på medlemsarea och i portalen
Arkiv
I BRF Portalen finns en arkivfunktion dit styrelsen kan ”skicka” äldre dokument och filer till.
I arkivet finns funktionen återställa om ett dokument behöver läggas tillbaka. I arkivet kan styrelsen även ta bort gammal information permanent.
- Arkivera gamla dokument och filer
- Återställa dokument och filer vid behov
// BRF PORTALEN
Kalender och event och mötesinbjudningar
BRF Portalen har sin egen kalender där styrelsen kan boka in möten, skapa inbjudningar till styrelsemöten eller årsmöten.
Inbjudningarna hanteras via grupper så det blir effektivt och enkelt att bjuda in till möten. Mötesinbjudningar går ut som mail till alla inbjudna som direkt kan acceptera eller neka att delta i mötet. Den som bjudit in till mötet kan se vilka medlemmar som tackat jag eller nej och kan skriva ut en deltagarlista.
- Skapa möten och bjuda in deltagare
- Se och skriva ut deltagarlistor
- Medlem kan tack ja eller nej och se möten på sin egen medlemsarea
// BRF PORTALEN
Sakregister / ägodelar
I BRF Portalen kan föreningen hantera sina ägodelar
I BRF Portalen kan föreningen hantera sina ägodelar, så som utlåningscyklar, gräsklippare, häcksax, nycklar och vad som helst som föreningen har för utlåning. De går enkelt att lägga upp nya ägodelar och vid utlåning skriva ut en kvittens och sätta avisering om när ägodelen ska återlämnas
- Skapa egna kategorier
- Lägga upp föreningens ägodelar
- Skriva ut kvittenser
- Ställa in aviseringar
// BRF PORTALEN
Förslagslåda för medlemmar
En medlem kan i sin egen medlemsarea skicka in förslag till styrelsen.
Styrelsemedlemmar ser förslagen och kan enkelt läsa svara medlemmen som i sin tur ser på sin medlemsarea vad styrelsen har svarat. Det går utmärkt att bifoga bilder, filer i förslagen till styrelsen.
- Skicka in förslag till styrelsen
- Styrelsen kan svara medlemmen direkt i portalen
- Medlemmen hanterar alla genom sin egen medlemsarea
